BAB 8 URUSAN PERKHIDMATAN

BAB 8  URUSAN PERKHIDMATAN

1.1 : Perintah-Perintah Am
1.2 : Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993
1.3 : Arahan Perbendaharaan
1.4 : Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor
1.5 : Arahan Perkhidmatan
1.6 : Akta Acara Kewangan
1.7 : Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

1.1 : Perintah Am

Perintah Am dan pekeliling kerajaan ini menjadi nadi utama yang mengawal selia serta memastikan urus tadbir kerajaan daripada peringkat akar umbi hingga ke tahap tertinggi, harus berjalan lancar serta mematuhi prosedur ditetapkan. Pada dasarnya, Perintah Am adalah rangkuman syarat, garis panduan, kod etika, disiplin dan undang-undang kecil berkaitan apa yang boleh dilakukan selain prosedur bagi melakukannya dan larangan terhadap penjawat awam. Pekeliling kerajaan pula terbahagi kepada tiga kategori iaitu pekeliling perkhidmatan, surat dan surat edaran yang lazimnya menjadi saluran untuk menerangkan bidang kuasa dan kaedah bagaimana sesuatu elemen Perintah Am disesuaikan untuk kementerian, jabatan atau sektor perkhidmatan awam tertentu.

Pekeliling bersifat lebih anjal berbanding Perintah Am kerana ia harus diterjemahkan mengikut keperluan semasa walaupun terikat kepada ruang lingkup yang ditetapkan Perintah Am. Ini lazimnya dikeluarkan ketua pengarah di kementerian berkenaan khusus bagi kakitangan tertentu. Tetapi ada juga pekeliling yang dikeluarkan Ketua Setiausaha Negara jika membabitkan keseluruhan kakitangan awam secara umum. Antara lain, Perintah Am merangkumi Perkhidmatan Awam Persekutuan, Perkhidmatan Awam Negeri, Perkhidmatan Badan Berkanun Persekutuan, Perkhidmatan Badan Berkanun Negeri dan Perkhidmatan Pihak Berkuasa Tempatan. Ia meliputi perihal pelantikan, elaun, cuti, tatatertib rumah kerajaan, perubatan dan waktu bekerja selain skim pencen perkhidmatan awam, skim pencen badan berkanun dan kuasa tempatan, acara kewangan, serta penyelarasan pencen.

Perintah Am juga menggariskan tugas-tugas suruhanjaya perkhidmatan bagi melantik, mengesahkan, memberi taraf berpencen, menaikkan pangkat, menukar, kawalan tatatertib dan tugas-tugas lain. Ia juga menetapkan kuasa melantik bagi anggota perkhidmatan kehakiman dan perundangan, perkhidmatan awam persekutuan dan bersama, anggota pasukan polis, serta perkhidmatan pelajaran. Selain itu, Perintah Am menetapkan tahap penggredan mengikut kelayakan akademik penjawat awam serta status pegawai (sama ada tetap, sementara, kontrak, sambilan atau berasingan). Ia juga menentukan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) dan tangga gaji. Lazimnya setiap profesyen dalam sektor awam perlu ada perintah am yang khusus mengenainya dan diperincikan menerusi pekeliling yang dikeluarkan mengikut keperluan semasa oleh ketua jabatan berkenaan, tertakluk kepada bidang kuasa yang diberi. Delegasi kuasa bagi mengguna pakai Perintah Am sering diturunkan kepada pegawai peringkat jabatan. Ini secara tidak langsung menyebabkan tiada keseragaman dari segi pelaksanaan, yang lazimnya mengikut budi bicara pegawai atasan berkenaan. Walaupun pegawai atasan terbabit juga terikat kepada Perintah Am atau Pekeliling lain, pemantauan yang menyeluruh sukar dilakukan terhadap mereka, terutama jika jabatan kerajaan itu terletak di pedalaman. Sehubungan itu, wujud aduan di kalangan kakitangan awam bahawa berlaku pilih kasih dalam pelaksanaan tindakan tatatertib mengikut Perintah Am kerana hukum berlainan dikenakan bagi kesalahan sama.


1.2 : Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Pegawai Awam

(Kelakuan dan Tatatertib) 1993

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) sukacita memaklumkan beberapa perkara yang berkaitan pengurusan tatatertib dalam Perkhidmatan Awam seperti berikut:

Latar belakang

Peraturan tatatertib yang digunakan adalah terkandung dalam Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Peraturan ini mengandungi peraturan dan kelakuan yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh seseorang pegawai awam. Pelanggaran ke atas sebarang peraturan yang ditetapkan akan membolehkan tindakan tatatertib diambil.

Tujuan utama peraturan adalah untuk menjaga imej kerajaan khasnya dan Perkhidmatan Awam amnya. Tindakan tatatertib merupakan langkah yang perlu diikuti bagi menghukum pegawai awam yang didapati melanggar mana-mana peraturan supaya dapat memperbaiki tingkah laku mereka pada masa hadapan dan pada masa yang sama dapat dijadikan panduan kepada orang lain.

Kes Tatatertib Pegawai Awam Bagi Tempoh Tahun 2002-2006

A. Statistik

Pada keseluruhannya untuk tempoh 5 tahun (2002 – 2006) bilangan pegawai yang dikenakan tindakan tatatertib (tidak termasuk ATM, PDRM bagi tahun 2002 hingga 2004 dan Badan Berkanun Negeri) ialah seramai 10,438 orang. Trend/aliran walau bagaimanapun menunjukkan penurunan yang ketara. Butiran statistik pegawai yang dikenakan tindakan tatatertib mengikut klasifikasi perkhidmatan adalah ditunjukkan dalam Jadual 1:

Bilangan pegawai dan anggota ATM dan PDRM yang telah dikenakan tindakan tatatertib bagi tempoh yang sama masing-masingnya ialah berjumlah 7,390 dan 4,819.

Faktor Penurunan

Secara amnya kesedaran pegawai akan tindakan punitif dengan sendirinya berkeupayaan mencegah sebarang pelanggaran di kalangan pegawai awam. Analisis kepada rekod mendapati antara faktor utama yang menyumbang kepada aliran penurunan adalah:

i. Program Latihan dan Taklimat

Bengkel, kursus dan ceramah tatatertib anjuran JPA/Kementerian/Jabatan telah adakan dari masa ke semasa bagi memantapkan pemahaman berkaitan peraturan-peraturan tatatertib.

ii. Perkhidmatan Kaunseling;

Jawatan kaunselor telah diwujudkan di semua kementerian/jabatan. Dalam hubungan ini Kaunselor bertindak sebagai pemudah cara dalam menangani isu-isu yang dihadapi oleh kakitangan yang bermasalah sebelum tindakan tatatertib diambil ke atas pegawai.

Sehingga tarikh semasa terdapat lebih kurang seramai 6,000 kaunselor/pegawai yang dilatih untuk menjalankan tugas-tugas kaunseling. Daripada jumlah tersebut, 95 adalah Pegawai Kaunselor di bawah perkhidmatan gunasama awam persekutuan.

iii. Penguatkuasaan Peraturan-peraturan Tatakelakuan

Peraturan-peraturan yang ada telah diperkemaskan dari semasa ke semasa bagi memastikan ianya mudah difahami oleh penjawat awam.

Ketua Jabatan turut diingatkan supaya memastikan pegawai dan anggota di bawah kawalannya sentiasa mematuhi peraturan- peraturan yang berkuatkuasa; beserta amaran di mana sekiranya berlaku pelanggaran tatatertib tindakan tegas akan diambil.

Y. Bhg. Tan Sri Ketua Setiausaha Negara dalam mesyuarat berkala dengan Ketua-Ketua Setiausaha / Ketua Jabatan telah bersetuju supaya semua kes-kes tatatertib yang dirujuk oleh Badan Pencegah Rasuah hendaklah diselesaikan dalam tempoh 6 bulan dari tarikh kes dirujuk.

Kumpulan Pegawai

Pegawai dalam Kumpulan Sokongan merupakan kumpulan pegawai yang paling ramai dikenakan tindakan tatatertib iaitu 9,649 (92%) daripada 10,438 pegawai. Fenomena ini disebabkan populasi pegawai daripada Kumpulan Sokongan mendominasi bilangan pegawai awam iaitu seramai 887,665 (77%) daripada keseluruhan 1.1 juta pegawai awam. Butiran pegawai yang dikenakan tindakan tatatertib mengikut Kumpulan ialah seperti di Jadual 3:

Jenis Kesalahan
Kes-kes yang berkaitan tidak hadir bertugas di kalangan pegawai awam adalah kesalahan tertinggi dan paling ketara iaitu 7,668 kes (55%) berbanding jumlah keseluruhan sebanyak 13,761 kes. Butiran dan jenis-jenis kesalahan lain termasuk tatakelakuan adalah seperti di Jadual 4:

Implikasi kepada Hukuman Tatatertib

Jika seseorang pegawai didapati bersalah atas sesuatu kesalahan tatatertib, mana-mana satu atau apa-apa gabungan dua atau lebih hukuman, implikasi kepada pelaksanaan adalah seperti dihuraikan di Lampiran berkepil.

PENUTUP

Pendedahan secara terperinci adalah selari dengan prinsip dan amalan ketelusan Perkhidmatan Awam seperti mana yang diumumkan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, Y. Bhg. Tan Sri Ismail Adam semasa pertemuan khas JPA dengan wakil media-massa pada 4 Jun 2007 di JPA.

PELAKSANAAN DAN IMPLIKASI HUKUMAN TATATERTIB HUKUMAN

PELAKSANAAN / IMPLIKASI

1. Amaran (Warning)

Tidak boleh dinyatakan amaran pertama atau amaran keras atau sebagainya.
Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 6 bulan atau satu urusan mana terdahulu.

2.Denda (Fine)

Denda yang dikenakan adalah berasaskan emolumen pegawai. Denda maksimum ialah tidak melebihi 7 hari emolumen. Jika dikenakan lebih sekali dalam satu bulan kalendar, agregat denda tidak boleh melebihi amaun yang sama banyak 45% daripada emolumen bulanan pegawai.
Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 12 bulan atau satu urusan mana terdahulu.

3.Lucut Hak Emolumen

(Forfeiture of Emoluments)

Lazimnya dikenakan bagi kes tidak hadir bertugas.
Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 18 bulan atau satu urusan mana terdahulu.

4.Tangguh Pergerakan Gaji

(Deferment of Salary Movement)

Dikenakan bagi tempoh 3, 6, 9 atau 12 bulan dan dilaksanakan pada tarikh ulang tahun pergerakan gaji pegawai. Pegawai tidak berhak menerima pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh yang paling hampir selepas tamat tempoh hukuman.
Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 30 bulan atau satu urusan mana terkemudian.

5.Turun Gaji (Reduction of Salary)

Gaji diturunkan secara mendatar dalam peringkat gaji yang sama dan penurunan gaji itu tidak melebihi tiga pergerakan gaji. Tempoh hukuman ialah tidak boleh kurang daripada 12 bulan tetapi tidak boleh lebih 36 bulan. Hukuman dilaksanakan pada tarikh yang ditetapkan oleh Lembaga Tatatertib atau pada tarikh hukuman dijatuhkan. Pegawai tidak berhak menerima pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh pergerakan gaji berikutnya selepas hukuman tamat.
Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 36 bulan atau satu urusan mana terkemudian.

6.Turun pangkat (Reduction in Rank)

Gred pegawai diturunkan ke gred yang lebih rendah dalam skim perkhidmatan yang sama. Gaji pegawai ditetapkan pada satu mata gaji dalam jadual gaji bagi gred yang dikurangkan itu supaya lebih rendah dan berhampiran dengan gaji akhir sebelum hukuman.
Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 48 bulan atau dua urusan mana terkemudian.

7.Buang Kerja (Dismissal)

Tarikh hukuman ialah pada tarikh Lembaga Tatatertib menjatuhkan hukuman.
Pegawai tidak berhak menerima apa-apa kemudahan dalam perkhidmatan awam.


1.3 : Arahan Perbendaharaan

Pendahuluan

Arahan Perbendaharaan ini diterbitkan bagi menggantikan Arahan Perbendaharaan yang dikeluarkan pada 29 Disember 1997.

2. Pendahuluan ini bukan merupakan sebahagian daripada Arahan Perbendaharaan. Pendahuluan ini menekankan ciri-ciri penting dalam Arahan Perbendaharaan sebagai panduan kepada pegawai-pegawai awam amnya dan pegawai-pegawai perakaunan khususnya.

3. Seksyen 4 Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] memperuntukkan bahawa tiap-tiap pegawai perakaunan adalah tertakluk kepada Akta ini dan hendaklah menjalankan apa-apa kewajipan menyenggara buku dan menyediakan akaun yang ditetapkan oleh atau di bawah Akta ini atau oleh arahan-arahan yang dikeluarkan oleh perbendaharaan mengenai perkara tatacara kewangan dan perakaunan yang tidak bertentangan dengannya:

dengan syarat bahawa seorang pegawai perakaunan negeri adalah di samping itu tertakluk kepada apa-apa arahan pihak berkuasa Kewangan negeri yang tidak bertentangan dengan yang tersebut di atas.

4. Berasaskan seksyen 4 Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61], Arahan Perbendaharaan ini menerangkan tatacara kewangan dan perakaunan yang perlu dipatuhi oleh semua Pegawai Pengawal atau Pegawai Yang Diberi Kuasa (di mana berkaitan) yang bertanggungjawab bagi perkara- perkara berikut:

(i) memungut, menerima atau mengakaun Wang Awam;

(ii) membelanja atau membayar apa-apa Wang Awam; dan

(iii) menerima, menyimpan, mengeluar, melupus, menghapus kira dan mengakaun Aset Awam (kecuali tanah dalam Persekutuan dan negeri).

5. Arahan Perbendaharaan ini dibahagikan kepada tiga bab iaitu, Bab A – Tatacara Kewangan, Bab B – Tatacara Perakaunan dan Bab C – Audit, Kehilangan dan Tatacara Hapus Kira.

6. Bab A – TATACArA KeWAnGAn menjelaskan tatacara mengenai pemberian kuasa oleh Badan Perundangan bagi perbelanjaan mengurus dan pembangunan serta bagaimana perbelanjaan itu (selepas peruntukan diluluskan oleh Badan Perundangan) dilakukan, tertakluk selanjutnya kepada kawalan Perbendaharaan. Ia juga menjelaskan tatacara mengenai pindah peruntukan dan anggaran tambahan. Tujuan bab ini adalah untuk

menjelaskan dan bukan menggantikan apa-apa peruntukan Perlembagaan dan undang-undang dan sekiranya didapati apa-apa pertentangan antara Arahan ini dengan peruntukan Perlembagaan dan undang-undang itu, maka peruntukan Perlembagaan dan undang-undang itu akan diguna pakai.

7. Bab b – TATACArA perAKAUnAn dibahagikan kepada tiga (3) seksyen seperti berikut:

I - Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam;
II - Perakaunan; dan
III - Tatacara Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja.

(i) Di bawah seksyen I diterangkan bahawa kawalan terimaan dan bayaran serta penyimpanan Wang Awam adalah terletak di bawah tanggungjawab Pegawai-pegawai Pengawal.

(ii) Di bawah seksyen II diterangkan tanggungjawab Ketua Setiausaha Perbendaharaan, Akauntan Negara, Pegawai Kewangan Negeri dan Akauntan Negeri/Bendahari Negeri dalam perkara-perkara mengenai tatacara perakaunan.

(iii) Seksyen III pula menerangkan tatacara perolehan bekalan, perkhidmatan
dan kerja.

8. Bab C – AUdIT, KehILAnGAn dAn Tatacara Hapuskira menegaskan tanggungjawab Pegawai Pengawal berkenaan:

(i) perbelanjaan, pemungutan, penyimpanan dan perakaunan yang sepatutnya mengenai Wang Awam;

(ii) penyimpanan, pelupusan dan perakaunan yang sepatutnya mengenai Aset Awam di bawah jagaan mereka; dan

(iii) Laporan Ketua Audit Negara mengenai Akaun Awam dan keterangan kepada Jawatankuasa Akaun Awam.

Bab ini juga menjelaskan tatacara yang perlu dipatuhi sekiranya berlaku apa-apa kehilangan atau sekiranya tatacara perakaunan yang telah ditetapkan tidak dipatuhi. Di mana perlu, tindakan surcaj hendaklah diambil terhadap pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas sesuatu kehilangan.

9. Semua pegawai awam perlu memahirkan diri dengan Arahan Perbendaharaan. Kurang pengetahuan mengenai Arahan Perbendaharaan tidak akan diterima sebagai suatu alasan sekiranya Arahan Perbendaharaan tidak dipatuhi, atau pun jika berlakunya apa-apa kehilangan Wang Awam atau Aset Awam akibat ketidakpatuhan kepada Arahan Perbendaharaan.


1.4 : Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor

DEFINISI STOR

• Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan

pengeluaran stok.

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

• Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan
(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

1.               Menyimpan

2.               Merekod

3.               Susun Atur

4.               Pengeluaran

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009
– TATACARA PENGURUSAN STOR


1.5 : Arahan Perkhidmatan

Panduan asas pentadbiran sesebuah pejabat / jabatan yang meliputi pentadbiran am, perkara perkhidmatan, alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan kemudahan perhubungan.


1.6 : Akta Acara Kewangan

Satu Akta untuk menyediakan kawalan dan pengurusan kewangan awam di Malaysia dan untuk prosedur kewangan dan pengakaunan, termasuk prosedur untuk memungut, menyimpan dan membayar wang awam Persekutuan dan Negeri.


1.7 : Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

Contoh ;

§     Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan  Perkhidmatan 2005) (Bhg. V,VII dan VIII)

§     Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993